Word 超強(qiáng)知識(shí)干貨從新手到高手的進(jìn)階指南一、基礎(chǔ)操作技巧（一）快速訪問(wèn)工具欄自定義在日常使用 Word 的過(guò)程中，你是否經(jīng)常覺得一些常用功能的操作路徑過(guò)于繁瑣？比如格式刷，每次使用都要在 “開始” 選項(xiàng)卡中尋找其實(shí)，我們可以將這些常用功能添加到快速訪問(wèn)工具欄，實(shí)現(xiàn)一鍵調(diào)用操作方法很簡(jiǎn)單，只需右鍵點(diǎn)擊你常用的功能按鈕，如 “格式刷”，然后選擇「添加到快速訪問(wèn)工具欄」即可此外，快速訪問(wèn)工具欄還支持自定義順序，你可以通過(guò)點(diǎn)擊工具欄右側(cè)的下拉箭頭，選擇 “其他命令”，在彈出的 “Word 選項(xiàng)” 對(duì)話框中，對(duì)添加到快速訪問(wèn)工具欄的命令進(jìn)行排序，將最常用的功能放在最顯眼的位置，大大提高操作效率二）文本選擇的藝術(shù)矩形選擇：當(dāng)你需要選擇表格中的某一列數(shù)據(jù)，或者對(duì)一段文本進(jìn)行垂直方向的選擇時(shí)，按住鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)，就可以實(shí)現(xiàn)矩形區(qū)域的文本選擇這在處理一些對(duì)齊內(nèi)容時(shí)非常實(shí)用，比如從一段包含多列數(shù)據(jù)的文本中快速選中某一列快速全選與精準(zhǔn)選擇： 是全選文檔的快捷鍵，這個(gè)大家都比較熟悉但如果只想選中特定的內(nèi)容，還有一些小技巧例如， 可以精準(zhǔn)選中整句，對(duì)于需要單獨(dú)處理某句話的情況很有幫助。

此外，雙擊段落左側(cè)空白處可以選中整個(gè)段落，三擊則可以選中整篇文檔，熟練掌握這些技巧，能讓你在文本選擇上更加得心應(yīng)手選擇格式相似的文本：當(dāng)你想要統(tǒng)一文檔中格式相同的文本格式時(shí)，一個(gè)一個(gè)去選效率太低此時(shí)，將鼠標(biāo)定位到任意一處設(shè)置了格式的內(nèi)容中，單擊 “開始” 選項(xiàng)卡的 “編輯” 組中的 “選擇” 按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇 “選擇格式相似的文本” 命令，Word 會(huì)自動(dòng)識(shí)別并選中文檔中所有格式相似的文本，方便你進(jìn)行批量格式修改三）高效的快捷鍵操作基本編輯快捷鍵：（復(fù)制）、（粘貼）、（剪切）是最常用的編輯快捷鍵，大家應(yīng)該都已經(jīng)熟練掌握除此之外， 用于撤銷上一步操作， 則是恢復(fù)撤銷的操作，這兩個(gè)快捷鍵在處理復(fù)雜文檔時(shí)非常實(shí)用，能讓你隨時(shí)糾正錯(cuò)誤操作 用于保存文檔，養(yǎng)成經(jīng)常保存的好習(xí)慣，可以避免因意外情況導(dǎo)致文檔內(nèi)容丟失文本格式快捷鍵： 應(yīng)用或取消加粗格式設(shè)置， 應(yīng)用或取消傾斜格式設(shè)置， 應(yīng)用或取消下劃線格式設(shè)置。

想要快速調(diào)整字體大小， 可以縮小字體， 則可以放大字體如果需要更詳細(xì)地設(shè)置字體，按 < Ctrl + D > 可調(diào)出字體欄，配合 < Tab + Enter > 全鍵盤操作，無(wú)需鼠標(biāo)即可完成字體格式的調(diào)整段落排版快捷鍵： 實(shí)現(xiàn)左對(duì)齊， 居中對(duì)齊， 右對(duì)齊， 兩端對(duì)齊在設(shè)置行距方面， 設(shè)置當(dāng)前段落行距為 1 倍， 設(shè)置為 2 倍行距， 設(shè)置為 1.5 倍行距這些快捷鍵能夠讓你快速調(diào)整段落的排版格式，提高文檔的整體美觀度其他實(shí)用快捷鍵： 用于查找內(nèi)容， 用于替換內(nèi)容，這兩個(gè)快捷鍵在處理長(zhǎng)文檔時(shí)尤為重要，能幫助你快速定位和修改文本 可以切換英文大小寫，方便在輸入英文時(shí)進(jìn)行大小寫轉(zhuǎn)換 可快速縮放頁(yè)面，當(dāng)你需要查看文檔的整體布局或細(xì)節(jié)內(nèi)容時(shí)，這個(gè)快捷鍵能讓你輕松實(shí)現(xiàn)頁(yè)面縮放四）快速重復(fù)操作在 Word 中，按鍵可重復(fù)上一步操作，這是一個(gè)非常強(qiáng)大但容易被忽視的功能。

例如，你剛剛設(shè)置了一段文字為紅色加粗，接下來(lái)想要對(duì)其他段落的文字應(yīng)用相同的格式，只需選中這些文字，然后按下鍵，Word 會(huì)自動(dòng)重復(fù)上一次的格式設(shè)置操作，將選中文字也設(shè)置為紅色加粗這個(gè)功能不僅適用于格式設(shè)置，像插入元素（如圖片、表格等）、輸入文本等操作，都可以通過(guò)鍵快速重復(fù)，大大提高操作效率五）顯示 / 隱藏編輯標(biāo)記在編輯文檔時(shí)，有時(shí)我們需要查看文檔中的段落標(biāo)記、空格、制表符等編輯標(biāo)記，以便更好地進(jìn)行排版和格式調(diào)整點(diǎn)擊 “文件” 選項(xiàng)卡，選擇 “選項(xiàng)”，在彈出的 “Word 選項(xiàng)” 對(duì)話框中，選中左側(cè)的 “顯示” 選項(xiàng)，在右側(cè)的 “始終在屏幕上顯示這些格式標(biāo)記” 欄下，勾選相應(yīng)的標(biāo)記，如 “段落標(biāo)記”“空格”“制表符” 等，即可在文檔中顯示這些編輯標(biāo)記當(dāng)你完成排版后，覺得這些標(biāo)記影響文檔的閱讀美觀性，也可以通過(guò)同樣的方法取消勾選，將它們隱藏起來(lái)六）使用自動(dòng)更正功能自動(dòng)更正功能可以幫助我們快速糾正常見的輸入錯(cuò)誤，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)一些快捷輸入點(diǎn)擊 “文件” 選項(xiàng)卡，選擇 “選項(xiàng)”，在彈出的 “Word 選項(xiàng)” 對(duì)話框中，選中左側(cè)的 “校對(duì)” 選項(xiàng)，在右側(cè)的 “自動(dòng)更正選項(xiàng)” 中，單擊 “自動(dòng)更正選項(xiàng)（A）” 按鈕。

在彈出的 “自動(dòng)更正” 對(duì)話框中，你可以在 “替換（R）” 下的表格中輸入容易出錯(cuò)的內(nèi)容，在 “替換為（W）” 下的表格中輸入正確的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊 “添加（A）” 按鈕并 “確定”例如，你經(jīng)常將 “的地得” 混淆，就可以在 “替換” 框中輸入錯(cuò)誤的用法，在 “替換為” 框中輸入正確的，這樣在后續(xù)輸入時(shí)，Word 會(huì)自動(dòng)幫你更正此外，你還可以利用這個(gè)功能設(shè)置一些快捷輸入，比如輸入 “sj”，自動(dòng)替換為 “時(shí)間”，提高輸入效率七）巧用剪切板通常情況下，我們復(fù)制內(nèi)容后只能粘貼最后一次復(fù)制的內(nèi)容但在 Word 中，通過(guò)使用剪切板，我們可以復(fù)制多項(xiàng)內(nèi)容，并根據(jù)需要進(jìn)行選擇性粘貼選擇 “開始” 選項(xiàng)卡下的 “剪貼板” 分組，點(diǎn)擊剪貼板旁邊提示更多選項(xiàng)的 “方塊上一個(gè)向右下的小箭頭”，這時(shí)編輯界面會(huì)出現(xiàn)一個(gè)剪貼板窗口，里邊會(huì)記錄你當(dāng)前選中的待復(fù)制內(nèi)容當(dāng)你需要粘貼時(shí)，只需將光標(biāo)定位至要粘貼的位置，然后在剪貼板中選中想要復(fù)制的內(nèi)容，光標(biāo)處就會(huì)出現(xiàn)選中的要復(fù)制的內(nèi)容這個(gè)功能在需要從多個(gè)不同位置復(fù)制內(nèi)容并粘貼到一處時(shí)非常實(shí)用，避免了反復(fù)切換復(fù)制源的麻煩八）設(shè)置默認(rèn)粘貼格式Word 默認(rèn)的粘貼格式是 “保留源格式”，但在很多情況下，我們可能更希望粘貼后的內(nèi)容能與當(dāng)前文檔的格式一致，即使用 “合并格式” 或者 “無(wú)格式” 粘貼。

這時(shí)，我們可以設(shè)置默認(rèn)粘貼格式在 “開始” 選項(xiàng)卡的 “剪貼板” 分組中單擊 “粘貼” 按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇 “設(shè)置默認(rèn)粘貼” 命令此時(shí)會(huì)彈出 “Word 選項(xiàng)” 對(duì)話框，在左邊菜單選中 “高級(jí)”，右側(cè)拉到 “剪切、復(fù)制和粘貼” 欄，選擇你想要的粘貼格式，如 “合并格式” 或 “無(wú)格式粘貼”設(shè)置完成后，以后使用 < Ctrl + V > 進(jìn)行粘貼時(shí)，就會(huì)按照你設(shè)置的默認(rèn)格式進(jìn)行粘貼，無(wú)需每次都手動(dòng)選擇粘貼格式二、樣式與排版技巧（一）樣式的強(qiáng)大功能統(tǒng)一文檔格式：在 Word 中，樣式是實(shí)現(xiàn)文檔格式統(tǒng)一的關(guān)鍵工具通過(guò)「開始」選項(xiàng)卡中的「樣式」功能區(qū)，我們可以方便地為文檔中的標(biāo)題、正文等不同部分設(shè)置統(tǒng)一的格式例如，將所有一級(jí)標(biāo)題設(shè)置為 “標(biāo)題 1” 樣式，字體為黑體、二號(hào)字、加粗，段落間距段前 1 行、段后 0.5 行；將正文設(shè)置為 “正文” 樣式，字體為宋體、小四號(hào)字，行距為 1.5 倍行距這樣，當(dāng)我們需要對(duì)文檔格式進(jìn)行整體修改時(shí)，只需要修改相應(yīng)的樣式，文檔中所有應(yīng)用該樣式的內(nèi)容都會(huì)自動(dòng)更新，大大提高了工作效率快速生成目錄：正確使用樣式是自動(dòng)生成目錄的前提在設(shè)置好各級(jí)標(biāo)題的樣式后，點(diǎn)擊「引用 → 目錄 → 自動(dòng)目錄」，Word 會(huì)根據(jù)文檔中應(yīng)用的標(biāo)題樣式自動(dòng)生成目錄。

而且，當(dāng)文檔內(nèi)容發(fā)生變化，標(biāo)題有所增減或順序調(diào)整時(shí)，只需更新目錄，目錄會(huì)自動(dòng)同步文檔的最新結(jié)構(gòu)，確保目錄與文檔內(nèi)容始終保持一致創(chuàng)建自定義樣式：如果 Word 自帶的樣式不能滿足我們的需求，我們還可以創(chuàng)建自定義樣式在 “樣式” 功能區(qū)中，點(diǎn)擊右下角的擴(kuò)展按鈕，在彈出的 “樣式” 窗格中，點(diǎn)擊 “新建樣式” 按鈕在 “根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式” 對(duì)話框中，我們可以設(shè)置樣式的名稱、格式（包括字體、字號(hào)、顏色、段落格式等），還可以選擇樣式的基準(zhǔn)（即基于哪個(gè)現(xiàn)有樣式進(jìn)行修改）和后續(xù)段落樣式（應(yīng)用該樣式后，按回車鍵新建段落時(shí)默認(rèn)應(yīng)用的樣式）創(chuàng)建好自定義樣式后，它會(huì)出現(xiàn)在 “樣式” 窗格中，供我們隨時(shí)應(yīng)用到文檔內(nèi)容中二）分節(jié)符的神奇用途獨(dú)立設(shè)置頁(yè)面格式：插入分節(jié)符（布局 → 分隔符 → 分節(jié)符）可以將文檔劃分為不同的節(jié)，每個(gè)節(jié)都可以獨(dú)立設(shè)置頁(yè)面格式，如頁(yè)眉、頁(yè)腳、紙張方向、頁(yè)邊距等例如，在一篇文檔中，前幾頁(yè)需要設(shè)置為縱向頁(yè)面，中間部分需要橫向頁(yè)面展示表格或圖片，后面又恢復(fù)為縱向頁(yè)面，這時(shí)就可以通過(guò)插入分節(jié)符，在不同的節(jié)中分別設(shè)置紙張方向，實(shí)現(xiàn)靈活的頁(yè)面布局設(shè)置不同的頁(yè)眉頁(yè)腳：分節(jié)符在設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳方面也非常有用。

我們可以利用分節(jié)符，使文檔的不同部分擁有不同的頁(yè)眉頁(yè)腳比如，在一篇論文中，封面不需要頁(yè)眉頁(yè)腳，目錄頁(yè)的頁(yè)眉為 “目錄”，頁(yè)碼格式為羅馬數(shù)字，正文部分的頁(yè)眉為章節(jié)標(biāo)題，頁(yè)碼格式為阿拉伯?dāng)?shù)字通過(guò)在封面、目錄、正文之間插入分節(jié)符，并分別設(shè)置各節(jié)的頁(yè)眉頁(yè)腳，取消 “鏈接到前一條頁(yè)眉” 選項(xiàng)，就可以輕松實(shí)現(xiàn)這種多樣化的頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置控制頁(yè)碼的起始和格式：通過(guò)分節(jié)符，我們還能精確控制頁(yè)碼的起始位置和格式例如，目錄頁(yè)的頁(yè)碼從 “i” 開始，正文部分的頁(yè)碼從 “1” 開始在目錄頁(yè)末尾插入分節(jié)符后，進(jìn)入正文部分的頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置，取消 “鏈接到前一條頁(yè)眉”，然后點(diǎn)擊 “頁(yè)碼” - “設(shè)置頁(yè)碼格式”，選擇頁(yè)碼的起始值為 “1”，即可實(shí)現(xiàn)正文頁(yè)碼從 “1” 開始計(jì)數(shù)同樣的方法，也可以用于設(shè)置不同節(jié)中頁(yè)碼的格式，如數(shù)字格式、字母格式等三）段落排版的細(xì)節(jié)首行縮進(jìn)與懸掛縮進(jìn)：設(shè)置段落首行縮進(jìn)是文檔排版中常見的操作選取需要設(shè)置的段落，在 “開始” 選項(xiàng)卡的 “段落” 功能區(qū)中，點(diǎn)擊右下角的擴(kuò)展按鈕，打開 “段落” 對(duì)話框在 “縮進(jìn)和間距” 選項(xiàng)卡中，將 “特殊格式” 設(shè)置為 “首行縮進(jìn)”，并根據(jù)需要設(shè)置縮進(jìn)值，通常中文文檔設(shè)置為 2 字符。

懸掛縮進(jìn)則與首行縮進(jìn)相反，它是段落中除首行以外的其他行相對(duì)于首行的縮進(jìn)例如，在一些參考文獻(xiàn)的排版中，經(jīng)常會(huì)使用懸掛縮進(jìn)，使文獻(xiàn)內(nèi)容更加清晰易讀設(shè)置懸掛縮進(jìn)的方法與首行縮進(jìn)類似，在 “段落” 對(duì)話框中選擇 “懸掛縮進(jìn)” 并設(shè)置縮進(jìn)值即可段落間距與行距調(diào)整：合理的段落間距和行距可以使文檔閱讀起來(lái)更加舒適段落間距包括段前間距和段后間距，用于控制段落與段落之間的垂直距離行距則是指段落內(nèi)行與行之間的距離，常見的行距設(shè)置有單倍行距、1.5 倍行距、2 倍行距等，也可以根據(jù)需要自定義行距值在 “段落” 對(duì)話框中，我們可以在 “間距” 欄下設(shè)置 “段前”“段后” 的距離，在 “行距” 下拉菜單中選擇合適的行距選項(xiàng)一般來(lái)說(shuō)，正文內(nèi)容使用 1.5 倍行距較為合適，段前和段后可以設(shè)置 6 磅左右的間距，這樣既能使段落之間區(qū)分明顯，又不會(huì)使文檔顯得過(guò)于松散對(duì)齊方式的選擇：Word 提供了多種段落對(duì)齊方式，包括左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中對(duì)齊、兩端對(duì)齊和分散對(duì)齊左對(duì)齊是將段落文本沿頁(yè)面左側(cè)邊緣對(duì)齊，適用于大多數(shù)中文文檔的正文排版；右對(duì)齊常用于文檔的簽名、日期等需要靠右顯示的內(nèi)容；居中對(duì)齊常用于標(biāo)題、圖表標(biāo)題等需要突出顯示且在頁(yè)面中居中的文本；兩端對(duì)齊會(huì)使段落文本的左右兩端都對(duì)齊頁(yè)面邊緣，通過(guò)自動(dòng)調(diào)整字符間距來(lái)實(shí)現(xiàn)，使文檔看起來(lái)更加整齊美觀，是正文排版中常用的對(duì)齊方式；分散對(duì)齊則是將段落中的字符均勻分布在一行中，使該行的文本左右兩端都對(duì)齊頁(yè)面邊緣，常用于一些特殊排版需求，如詩(shī)歌排版等。

在實(shí)際排版中，我們應(yīng)根據(jù)文檔內(nèi)容和風(fēng)格選擇合適的對(duì)齊方式四）避免。